Le 1er mars 2021, l’AFMPS a déménagé avec l’INAMI et le SPF Santé publique vers un bâtiment commun situé avenue Galilée, dans le centre de Bruxelles. Le déménagement s’inscrit dans le cadre du projet Redesign des administrations de soins de santé. L’objectif est d’augmenter encore l’efficacité des services publics afin de continuer à améliorer la prestation de services aux citoyens et aux stakeholders. Karen Wyns travaille au sein de la division Personnel et Organisation et fait partie de l’équipe de projet qui a préparé et mené à bien le déménagement. Elle nous raconte son expérience sur cet énorme projet logistique.
Karen Wyns
Le début de ce projet de déménagement remonte à loin. Initialement, nous devions déménager vers le bâtiment Pacheco. Ensuite, la décision a été prise de déménager vers le bâtiment Galilée. Comment ce projet s’est-il déroulé ?
J’ai été impliquée dès le début dans le groupe de travail pour le déménagement au boulevard Pacheco et plus tard vers le bâtiment Galilée. Nous avons été présents dès les premiers entretiens avec l’architecte afin de veiller à ce que tous nos besoins et exigences soient rencontrés. Au cours des années précédentes, nous avions déjà préparé beaucoup de choses en vue du déménagement au boulevard Pacheco, les affaires ont donc avancé rapidement.
Après quelque temps, d’autres groupes de travail ont été constitués pour bien encadrer le tout, comme le groupe de travail ICT pour l’aménagement technologique du bâtiment. Une équipe de base a assuré la coordination de tous ces groupes de travail. C’était nécessaire, avec un projet de cette ampleur. Puisque nous allions déménager avec deux autres organisations, des représentants de l’INAMI et du SPF Santé publique étaient également présents lors de chaque concertation. Il s’est avéré qu’un déménagement est un projet énorme qui exige quasiment de s’y consacrer à temps plein.
Lors de l’élaboration des plans pour le nouveau bâtiment, la durabilité était au centre des préoccupations. Comment avez-vous réalisé cela, en pratique ?
Le principe fondamental pour le nouveau bâtiment est le suivant : œuvrer ensemble à la santé publique dans un environnement durable et sain. Nous avons donc veillé autant que possible à ce que le bâtiment soit sain et durable.
Tous les matériaux que nous avons choisis pour notre nouveau bâtiment sont réutilisables. On a également évalué soigneusement le mobilier qui serait déménagé ou pas. Lors d’un déménagement, il faut évidemment tenir compte du coût du déménagement mais aussi du coût écologique. Les collaborateurs ont également eu l’opportunité de ramener chez eux certains équipements de bureau que nous n’utiliserions plus, comme des chaises de bureau ergonomiques. Le matériel de bureau restant que nous n’avons pas déménage a été offert à de œuvres de charité. L’AFMPS a donné des armoires, des bureaux, des blocs à tiroirs et des tables à plusieurs écoles, mais aussi à une association qui vient en aide aux réfugiés et au projet La Maison Rue Verte qui offre un hébergement à des femmes seules avec enfants. Notre matériel de bureau superflu a ainsi une seconde vie.
Cette durabilité se traduit également dans notre nouveau plan de mobilité …
C’est exact. Nous essayons par exemple de motiver tout le monde à laisser la voiture à la maison autant que possible. Précédemment, nous travaillions juste en face de la gare du Midi, il nous suffisait de traverser la rue pour arriver à pied au bureau. Avec le déménagement, il y a eu quelques craintes que le bâtiment soit plus difficile d’accès. Mais cette angoisse n’était nullement justifiée. Nous avons investi dans la mobilité durable en définissant plusieurs itinéraires pour rejoindre le bâtiment à pied ou à vélo depuis une gare de chemin de fer.
Nous avons également converti l’ancien parking VIP en parking pour vélos. Il y a même des emplacements pour vélos cargos et des bornes de rechargement pour vélos électriques. Des douches sont aussi prévues dans le bâtiment pour les collègues qui souhaitent se rafraîchir lorsqu’ils viennent au travail à vélo. Vous pouvez constater que nous avons vraiment investi dans notre vision de la durabilité. Dans le restaurant aussi, les changements sont perceptibles. Nous travaillons maintenant avec des produits locaux et de saison. Cela ne veut pas dire qu’il n’est plus possible de déguster un steak-frites, mais il existe beaucoup d’alternatives saines.
Une fois les plans dessinés, il restait à faire le plus gros du travail : déménager …
Bien entendu, cela a nécessité de nombreux préparatifs. Nous avons décidé de ne pas déménager nos archives papier dans le nouveau bâtiment. La première mission consistait donc à transporter toutes les archives papier chez un partenaire logistique. Ce fut un bon exercice pour déterminer ce dont nous avions besoin ou pas. On a aussi numérisé à grande échelle. Tous les services ont également dû empaqueter le matériel de leur équipe et chaque collaborateur a reçu une caisse de déménagement individuelle pour ses objets personnels. Il fallait étiqueter celles-ci clairement, car toutes les équipes ne se retrouvaient pas au même étage ou à côté des mêmes collègues qu’auparavant. Il fallait également indiquer quels armoires, bureaux et autres meubles de l’ancien bâtiment devaient faire le trajet jusqu’au bâtiment Galilée.
C’était donc déjà un grand projet, compliqué sur le plan logistique. Et la crise du coronavirus est venue s’ajouter à l’équation. Cela a-t’il eu un grand impact ?
Bien sûr. Le déménagement a pris du retard à cause de la crise sanitaire. Toute notre agence a été extrêmement mobilisée dans la lutte contre la COVID-19. Nous avons souvent dû intercaler le projet de déménagement entre deux autres affaires urgentes. Par conséquent, beaucoup de choses ont été accomplies de façon un peu plus superficielle à l’AFMPS. Ce qui a entraîné plus d’inconvénients que dans les deux autres organisations car celles-ci disposaient en effet de collaborateurs qui pouvaient s’occuper exclusivement du projet de déménagement. Nous avions par exemple élaboré tout un plan pour accueillir les gens dans le nouveau bâtiment, les accompagner et leur faire découvrir leur nouveau lieu de travail. Tout cela est tombé à l’eau. Nous devons maintenant rattraper le temps perdu.
Ce retour au bureau signifiera un gros travail d’adaptation pour de nombreux collègues. Comment allez-vous pousser les gens à sortir de leur bulle ?
Nous devons apprendre de nouvelles habitudes. Mais changer n’est jamais simple. Nous ne sommes plus habitués à travailler entouré de monde sur un grand plateau. Pourtant, voir ses collègues et travailler ensemble est sans doute plus important que beaucoup de gens ne le pensent, par exemple dans le cadre de la prévention d’un burn-out. Quand on travaille à la maison, c’est plus difficile. Nous avons équipé le bâtiment de telle manière qu’il répond aux besoins de chacun et que tout le monde s’y sente à l’aise.
Outre les espaces de bureau classiques, il y a par exemple des salles de projet pour la concertation avec les collègues, des bubbles, c’est-à-dire des cabines pour de courtes communications par téléphone, des zones de silence où il est interdit de bavarder et de téléphoner et des « cocons » pour ceux qui désirent s’isoler et travailler à leur aise. Notre infrastructure pour les réunions externes a également été améliorée. Nous disposons ainsi d’un petit auditorium, d’un local pour les interprètes et de salles de réunion classiques. Tous les systèmes ICT ont été modernisés et axés sur l’avenir, ce qui rend le travail très fluide et agréable. Nous avons également investi dans le bien-être de nos collaborateurs. Il existe différents coins café pour des rencontres informelles entre collègues. Le bâtiment dispose également d’un medialounge, d’un espace détente et d’une salle de sport. Au cours d’une journée de travail bien remplie, il est bon de se détendre un instant et de recharger ses batteries.
Vous avez opté pour une approche intégrée consistant à mettre côte à côte les services des différentes organisations. Il existe aussi un service logistique commun : 1FM. Quels sont les avantages d’une cohabitation physique avec des partenaires différents au sein d’un même bâtiment ?
Cela présente clairement plusieurs avantages. On peut profiter d’une expertise que nous n’avions pas auparavant. Ce sont surtout les services qui travaillent sur les mêmes thèmes, comme le Training Center ou les services ICT, qui peuvent partager leurs connaissances et leur expérience. Il est devenu beaucoup plus simple d’aller voir comment une autre organisation aborde un sujet. L’achat ou le prêt de matériel en commun est également plus facile et moins onéreux. Si je vois beaucoup des avantages, beaucoup de choses doivent encore évoluer. Cela se fera en partie dans un cadre organique, mais nous organiserons également des actions de collaboration ciblées.
Entre-temps, nous avons déménagé. Mais il faut désormais attendre que l’ensemble des collaborateurs apprennent à connaître le nouveau bâtiment. Comment envisagez-vous l’avenir ?
Tout d’abord, nous rattrapons dès maintenant les activités que nous avions planifiées l’an dernier, comme découverte du bâtiment par les collègues et la conclusion d’accords pratiques entre les équipes installées à un même étage. Nous devons absolument encourager ces actions. Nous devons également réapprendre à travailler comme par le passé, et cela demande du temps. Pour chaque service et chaque collaborateur, il faudra un peu tâtonner pour combiner télétravail et travail au bureau. Avec de bons accords entre équipes et le soutien approprié, je suis certaine que tout se passera bien.
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