Au sein de la division Communication, Michel Rauw est responsable de la communication interne et Robert Roman est responsable des aspects visuels et techniques, en communication interne et externe. À deux, ils ont porté le projet des écrans d’affichage numérique, utilisés par les trois institutions présentes dans le bâtiment Galilée.
Michel Rauw
Après le déménagement des trois institutions vers le bâtiment Galilée, il a fallu repenser l’utilisation des écrans d’affichage numérique (les écrans LCD). Vous avez été chargés de cet énorme chantier …
MR : Au départ, Robert était seul sur le projet. Cela avait du sens car il publiait sur les écrans et créait des templates spécifiques aux écrans d’affichage numérique depuis avant le déménagement de l’AFMPS vers le bâtiment Galilée. De mon côté, je l’ai rejoint car c’est un sujet qui m’intéressait et auquel je pensais pouvoir apporter mon savoir-faire.
RR : Comme l’AFMPS avait une certaine expérience en la matière, au moment du déménagement, et en accord avec l’INAMI et le SPF Santé publique, c’est nous qui avons pris la direction du projet écrans d’affichage numérique. Nous avons été chargés de créer les procédures d’utilisation des écrans d’affichage numérique, les templates …
Un tel projet couvre énormément d’aspects. Comment avez-vous organisé le travail ?
RR : Il fallait d’abord comprendre de quoi on parlait : où se trouvaient physiquement les écrans, qui pouvait les voir et, en fonction du public cible, quelles informations nous allions y publier. J’ai aussi dû comprendre le système de diffusion en lui-même : il était très différent de celui que j’utilisais auparavant, dans le bâtiment Eurostation. Il a aussi fallu comprendre la manière de travailler des trois organisations, car chacune a une manière de communiquer qui lui est propre. Cette synergie a exigé de nombreuses concertations, car chacun avait sa patte et nous devions trouver une base commune qui convainque tous les interlocuteurs.
Robert Roman
MR : Comme déjà mentionné, seul Robert travaillait sur le projet. Je l’ai rapidement rejoint par intérêt. Nous avons donc entrepris de créer ensemble une stratégie pour les écrans d’affichage numérique. Soit une sorte de grammaire visuelle en la matière : ce que l’on peut et l’on ne peut pas publier, non seulement en matière de contenu mais aussi de forme. Nous avons ensuite présenté et expliqué ce document aux autres membres de la synergie.
La gestion des écrans est assez complexe …
MR : On parle d’environ deux cent cinquante écrans, disséminés un peu partout dans le bâtiment. Certains se trouvent dans les couloirs, d’autres dans les salles de réunion. D’autres encore à l’accueil du bâtiment ou à la cafétaria. Il est évident que le public cible pour chaque type d’écran est différent. Et donc l’information à diffuser n’est pas la même. Nous avons par exemple décidé de ne pas exploiter les écrans des salles de réunions pour l’affichage numérique de notre communication.
RR : Et puis, nous nous sommes aussi chargés de rapporter les problèmes constatés à la firme externe qui gère les écrans. Étant donné que nous faisions les tests et que nous constations les points problématiques, nous avons remonté les couacs. Souvent, les autres partenaires de la synergie passaient également par nous. Ces échanges pour améliorer l’offre des écrans – ou carrément corriger des erreurs – nous a pris beaucoup de temps.
Une fois les écrans identifiés, il restait à savoir ce que vous alliez y afficher !
MR : Oui. Nous avons spécifié les informations à afficher en fonction de la position de l’écran au sein du bâtiment. On ne reste pas devant un écran d’affichage numérique comme on reste devant une télévision. Nous avons donc dû déterminer qui était devant les écrans : collaborateur de la santé publique ou externe. Une information interne n’intéressera pas un externe venu pour une réunion. Il ne faut donc pas en publier sur les écrans qu’il voit.
Aviez-vous d’autres critères pour définir le contenu ?
MR : Nous nous sommes demandé combien de temps le spectateur avait la possibilité de regarder l’affichage. On reste plus longtemps dans une zone prévue pour prendre un café que dans un couloir, par exemple. Toutes ces informations permettent de définir le contenu à afficher : l’information de base ou une liste de lecture un peu plus longue. Il existe donc des écrans regardés par un public externe, ceux regardés par un public interne qui ne fait que passer, et ceux regardés par un public interne statique. Pour l’instant, nous publions peu sur les écrans à destination des externes, de l’information interne de base sur les écrans des couloirs et de l’information interne plus fournie sur les écrans placés dans des endroits où les gens peuvent s’attarder.
Quelle était l’étape suivante ?
RR : La division Communication de l’AFMPS s’est chargée de fournir les templates spécifiques. Nous avons fait des essais quand le bâtiment était encore vide . C’est un processus qui prend du temps qui demande la compréhension d’un système, des tests, de s’accorder avec les autres organisations … Quand les gens commenceront à revenir à travailler en présentiel, on adaptera peut-être nos diffusions à leur comportement. Ce travail avec les écrans d’affichage numérique n’est donc jamais figé, il évolue avec les publics cible.
La présentation de l’information vous a donc également demandé un gros travail !
RR : Oui, nous devons souvent changer les visuels souvent et proposer quelque chose de moderne. Nous avons donc réfléchi à des contenus à la fois pertinents et agréable à regarder.
MR : Les écrans permettent de diffuser une belle panoplie de contenus : vidéos, messages, visuels de campagnes, animations, contenu automatisé comme la météo, fil Twitter … Sans trop en faire, cela vaut le coup d’exploiter les possibilités que nous avons.
Comment vous organisez-vous pour publier ? Les trois institutions se coordonnent-elles systématiquement ?
MR : Non, nous ne concertons pas systématiquement. Cependant, nous nous sommes réunis souvent entre mars et juin 2021, en groupe de travail avec des membres des deux autres institutions, pour nous mettre d’accord. À partir du mois de juin 2021, les écrans étaient fonctionnels. Jusqu’à environ novembre 2021, l’AFMPS a publié tous les messages : ceux de 1FM, notre service facilitateur commun, et ceux au nom de l’AFMPS. L’INAMI et le SPF Santé publique n’avaient pas encore de contenu à publier. Depuis, les administrateurs de chaque institution sont maîtres de leur contenu. Nous leur avons proposé un modèle, qu’ils peuvent modifier comme ils le souhaitent. Ils peuvent évidemment aussi créer leurs propres modèles.
RR : La première publication pour 1FM concernait des stores défectueux. Nous avions choisi une belle image. On a reçu des retours très positifs : les gens trouvaient que cela donnait bien, que, visuellement, c’était très joli. Cela fait toujours plaisir que notre travail soit apprécié.
Comment s’est passé la collaboration avec les autres institutions ?
RR : Si nous avons énormément avancé seuls, au sein de la division Communication de l’AFMPS, toutes les décisions ont été prises en concertation au cours de réunions synergie. Je pense que cela n’a pas posé de problème : cette manière de fonctionner était la plus simple pour tout le monde. Tout le monde a eu le droit à la parole, aucun avis n’a été écarté. Même si, comme dans toute collaboration, il y a eu des moments moins faciles, le respect mutuel a permis à chacun de trouver son compte.
MR : Et les autres services communication ont bien réalisé la quantité de travail que nous avons fourni. Ils l’ont apprécié et nous l’ont dit. Cette reconnaissance, c’était aussi important pour une bonne collaboration.
Ce projet est clairement une réussite – tant au niveau des retours que des résultats. De votre côté, de quoi êtes-vous personnellement les plus fiers ?
MR : Je suis très content d’avoir été capable de mener à bien ce projet – particulièrement la stratégie – sans avoir aucune expérience en la matière, au départ. J’ai dû tout apprendre sur le tas et, au final, je pense que nous avons réussi à proposer un travail professionnel et de qualité. Cela n’aurait pas été possible sans une très bonne coordination avec Robert. Je suis également extrêmement content de cette collaboration fructueuse.
RR : Je suis fier du travail accompli avec Michel, de manière efficace et fructueuse. Un vrai travail d’équipe ! L’analyse et l’implication dont nous avons fait preuve, ensemble, a été un atout à la réussite de ce projet. Finalement, dans nos récentes réunions, nous avons pu profiter du résultat de notre travail : le travail est fonctionnel et professionnel. La machine est bien lancée et nous peaufinons au fur et à mesure. Je serai encore plus fier lorsque tous nos collègues pourront profiter d’écrans d’affichage numérique efficace et attractifs, à leur retour dans le bâtiment Galilée.
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