En Belgique, toute livraison ou réception de stupéfiants et de psychotropes doit être enregistrée auprès de l’AFMPS. Auparavant, cela se faisait via des bons de stupéfiant papier. Depuis septembre 2023, il y a Narcoreg. Une application en ligne qui numérise l’ensemble du processus, permettant un gain de temps pour les pharmaciens, les fournisseurs et l’AFMPS.
Nur Demirci, de la team Stupéfiants, explique comment fonctionnait le système auparavant : « Dans l’ancien système, le pharmacien devait compléter un bon de stupéfiant à chaque achat de stupéfiants ou de psychotropes. Ce bon comportait trois feuillets identiques. Un exemplaire rose que le pharmacien devait garder pour lui, un exemplaire jaune pour le grossiste et un exemplaire blanc que le pharmacien devait transmettre à l’AFMPS et que nous conservions pendant dix ans. Il était clair qu’une numérisation de ce processus s’imposait. »
Nur Demirci
Nur Demirci, de la team Stupéfiants, explique comment fonctionnait le système auparavant : « Dans l’ancien système, le pharmacien devait compléter un bon de stupéfiant à chaque achat de stupéfiants ou de psychotropes. Ce bon comportait trois feuillets identiques. Un exemplaire rose que le pharmacien devait garder pour lui, un exemplaire jaune pour le grossiste et un exemplaire blanc que le pharmacien devait transmettre à l’AFMPS et que nous conservions pendant dix ans. Il était clair qu’une numérisation de ce processus s’imposait. »
Tant les experts de la team Stupéfiants que de la division ICT ont travaillé à rythme soutenu pour garantir la qualité et la convivialité de l’application. Heureusement, ils pouvaient également compter sur un groupe restreint d’utilisateurs tests issus des différents secteurs. Les pharmaciens et les fournisseurs pouvaient ainsi donner un précieux feed-back pendant le développement. Par exemple, la fonctionnalité permettant d’ajouter des produits non seulement via le code stupéfiant, mais également via le code CNK, était une demande qui émanait du terrain. Pendant un moment, un problème avec le fondement juridique menaçait d’entraver les travaux, mais en juillet 2023, www.narcoreg.be a finalement pu être lancé. Durant l’été, tous les utilisateurs ont encore pu tester l’application et en septembre 2023, l’application a été rendue obligatoire.
Quels en sont exactement les avantages ? Nur Demirci : « Le nouveau système fait gagner beaucoup de temps aux pharmaciens et aux grossistes. La possibilité pour les pharmaciens de charger des données en vrac via un fichier CSV ou l’intégration dans le logiciel du grossiste afin que tout soit automatiquement enregistré dans Narcoreg, constituent évidemment de grands pas en avant pour eux. De plus, il s’agit également d’une grande amélioration pour nous à l’AFMPS. Les commandes ou pertes excessives peuvent désormais être suivies beaucoup plus facilement. Nous avons également un meilleur aperçu du marché : ce qui est vendu, en quelles quantités, quelles sont les tendances … De plus, nous avons maintenant facilement accès aux deux côtés de l’histoire, aussi bien l’achat par le pharmacien que la vente par le grossiste. Le système fonctionne en effet sur la base de »correspondances ». Si le pharmacien et le grossiste déclarent les mêmes quantités, il y a correspondance et tous les produits sont comptabilisés. »
Changer une manière de travailler qui existe depuis des décennies n’est pas chose aisée. C’est pourquoi l’AFMPS a beaucoup investi dans la communication et la sensibilisation : concertation et communication via, entre autres, les organisations professionnelles APB (Association pharmaceutique belge) et l’OPHACO (Office des pharmacies coopératives de Belgique), mailings aux pharmaciens individuels, interviews dans la presse spécialisée et les news, manuels et FAQ sur le site web de l’AFMPS et soutien de nos services par e-mail ou téléphone. Nur : « Oui, nous avons vu lors des six premiers mois qu’il y avait quand même une courbe d’apprentissage chez les pharmaciens et nous tâchons donc de les soutenir au maximum. Nous constatons que des erreurs sont commises involontairement, nous avons dû corriger environ huit mille déclarations jusqu’à présent. Mais tout le monde est de bonne volonté, les pharmaciens vraiment têtus qui ne veulent pas utiliser le système malgré l’obligation légale se comptent heureusement sur les doigts d’une main. Jusqu’à présent, cela n’a dû arriver qu’une seule fois, mais des mesures de contrainte telles qu’un procès-verbal, assorti d’amendes, sont bien prévues par la loi. »
De tels projets exigent évidemment beaucoup d’efforts des collaborateurs de l’AFMPS, car les tâches de routine subsistent. Qu’en pense Nur ? « Malgré cette charge de travail supplémentaire, je suis contente d’avoir pu mener à bien ce projet en collaboration avec de nombreux collègues. Suivre un tel projet de A à Z est non seulement particulièrement instructif, mais aussi extrêmement satisfaisant. Lorsque l’on reçoit des réactions positives de la part des utilisateurs et que l’on sait que près d’un million et demi de déclarations ont déjà été effectuées dans le nouveau système, on sait que tout ce travail en valait la peine. Mais je tiens à souligner qu’il s’agit vraiment d’un travail d’équipe réalisé par de nombreuses personnes, au sein de notre service, mais aussi dans les divisions ICT et communication, et même par des partenaires externes tels que SMALS, eHealth, les pharmaciens, les pharmaciens d’hôpitaux et les grossistes. Je ne peux évidemment pas oublier non plus mon chef de division Philippe De Buck qui avait déjà effectué les premières étapes pour ce projet quand je ne travaillais pas encore à l’AFMPS et qui, grâce à ses connaissances techniques, a apporté une valeur ajoutée. Et l’avenir ? Le travail n’est pas encore terminé. Nous continuons à chercher comment nous pouvons améliorer le système pour les utilisateurs et comment nous pouvons encore mieux utiliser les données. »
Goedele Louwagie – Alain Dupont – Greet Declerck – Philippe De Buck – Nur Demirci – Hanne Lavrysen
Nos experts de l’AFMPS
Nur Demirci est titulaire d’un master en Sciences biomédicales et fait partie de la team Stupéfiants et de la team Précurseurs de drogues de la DG Inspection. En tant que chef de projet, elle avait un rôle clé dans le développement de Narcoreg.
